Buscamos una persona altamente organizada, proactiva, resolutiva y con excelente capacidad de seguimiento para brindar soporte integral en la gestión ejecutiva, personal y administrativa de la gerencia.
· La posición combina funciones de asistencia ejecutiva, coordinación personal y familiar, administración de oficina y atención de recepción, por lo que buscamos una persona con gran capacidad para priorizar, anticiparse a las necesidades y asegurar que los proyectos y actividades se ejecuten correctamente.
· FUNCIONES PRINCIPALES
· Gestión Ejecutiva
· * Administrar y organizar la agenda profesional y personal de la gerencia. * Coordinar reuniones, citas, viajes y compromisos. * Elaborar minutas y registrar acuerdos de reuniones. * Realizar seguimiento permanente a tareas, acuerdos y pendientes hasta su cierre. * Mantener actualizados calendarios, cronogramas y recordatorios. * Coordinar reuniones internas y externas.
· Coordinación Personal y Familiar
· * Organizar horarios familiares, actividades académicas, deportivas y sociales. * Coordinar citas médicas y actividades extracurriculares. * Gestionar cumpleaños, celebraciones familiares y fechas especiales. * Coordinar compras, reservas y necesidades personales cuando se requiera. * Apoyar en la planificación de menús semanales y actividades familiares.
· Control Administrativo
· * Llevar control y conciliación de caja chica. * Supervisar rendiciones de gastos y documentación de sustento. * Elaborar reportes de seguimiento y control administrativo. * Organizar y mantener archivos físicos y digitales.
· Administración de Oficina y Coworking
· * Supervisar el correcto funcionamiento de la oficina y espacios compartidos. * Velar por el orden, limpieza y presentación de todas las áreas. * Coordinar y supervisar servicios de limpieza, mantenimiento y proveedores. * Gestionar el inventario y abastecimiento de suministros de oficina, cafetería y materiales de uso diario. * Realizar pedidos y reposiciones oportunamente. * Supervisar que las salas de reuniones y espacios comunes se encuentren siempre en óptimas condiciones. * Identificar oportunidades de mejora en la operación y organización de la oficina.
· Recepción y Atención
· * Atender la recepción y brindar una excelente experiencia a visitantes, clientes y proveedores. * Recibir, registrar y coordinar la entrega de correspondencia, encomiendas y pedidos. * Canalizar consultas y requerimientos de manera eficiente. * Brindar soporte operativo a las actividades diarias de la oficina.
· Clima Laboral y Cultura
· * Llevar el calendario de cumpleaños y fechas especiales del equipo. * Coordinar celebraciones internas y actividades de integración. * Gestionar la compra de tortas, detalles y reconocimientos para el personal. * Apoyar en la organización de reuniones, capacitaciones y eventos internos.-Requerimientos- Educación mínima: Técnico
3 años de experiencia
Edad: A partir de 25 años
Palabras clave: ayudante, asistente, auxiliar, aux, auxiliary, assistant, helper, aide, staff, empleado, trabajador, worker, employee, personal, office, oficina